Dubbels

We kunnen voor elk type entiteit regels opstellen die dubbels gaat opzoeken in het systeem. Elke keer als we nu een record toevoegen zullen deze regels overlopen worden. Wordt er een record gevonden dat aan één van deze regels voldoet, dan wordt er geen nieuw record aangemaakt maar wordt het bestaande record opgehaald en worden de velden in dit bestaande record gewijzigd.

regels voor dubbels

Velden

• label is een naam voor deze regel

• entiteit is de entiteit waarop deze regel van toepassing is

• subtype indien ingevuld is deze regel enkel van toepassing op de geselecteerde subtypes van deze entiteit

• automatisch geeft aan of deze regel automatisch wordt uitgevoerd indien een record wordt toegevoegd.

• velden is de lijst van velden die worden vergeleken. Per veld moet ook een extra instelling worden geselecteerd.

  • altijd zoeken dit veld wordt sowieso meegenomen in de vergelijking bij het zoeken naar een dubbel record.

  • zoeken indien niet leeg Dit veld telt enkel mee als het niet leeg is. Bijvoorbeeld als we een nieuw record van een contact als dubbel zien als zowel voornaam, achternaam en e-mail adres overeenkomen, dan moeten die 3 velden gelijk zijn om als dubbel gemarkeerd te worden. Als we nu echter email markeren als zoeken indnien niet leeg dan wordt het e-mail veld niet meegeteld als het niet is ingevuld. In dat geval zal het in geval van een leeg e-mail veld al voldoende zijn dat voor- en achternaam gelijk zijn om als dubbel gemarkeerd te worden.

  • stop zoeken indien leeg dan wordt er zelfs niet gezocht indien dit veld leeg is, en wordt deze regel als ongeldig beschouwd.

Overzicht dubbels

Voor contacten en organisaties kunnen we ook handmatig op zoek naar dubbels in het systeem. Daarvoor klikken we op de knop zoeken. Vervolgens selecteren we een regel en voeren we deze uit. Opgelet, deze regel wordt uitgevoerd in de achtergrond. Je kan dus best de pagina verversen of later terugkomen.

Eens uitgevoerd zien we hier een overzicht van gevonden dubbels. We kunnen deze nu:

• samenvoegen voegt 2 records samen tot 1

• is geen dubbel markeert deze twee records als niet dubbel. Een volgende keer dat de regel wordt uitgevoerd zullen deze niet meer als dubbel worden gemarkeerd.

• verwijder verwijder de markering van deze 2 records als dubbel. Dit verwijdert dus niet de records zelf.