Formulieren

Met formulieren kunnen we zelf invulformulieren samenstellen. Een invulformulier geeft ons de mogelijkheid een nieuwe entiteit aan te maken maar slechts een specifiek aantal velden op te vragen.

Eens een formulier werd aangemaakt kan je het bekijken en testen met de preview knop.

Tab Info

Hier geven we de basisinfo van ons formulier in

Velden

• label is een vrije naam voor dit formulier waardoor je deze zelf herkent.

• titel verschijnt, indien ingevuld, bovenaan het formulier

• subtype dit formulier maakt een entiteit van dit subtype aan

• intro indien ingevuld verschijnt deze tekst boven het formulier

• contact overeenkomst als we overeenkomsten willen laten ondertekenen, selecteren we hier het veld dat verwijst naar het contact dat deze formulieren ondertekent. Indien dit formulier een contact aanmaakt en dit veld leeg is, wordt het contact aangemaakt door het formulier gezien als het contact dat de overeenkomst bevestigd.

Tab elementen

Hier maken we de velden aan waarmee we de nodige info willen opvragen. Elke lijn in de tabel is een element van ons formulier. Elk element is een veld dat info opvraagt. Als we een element aanmaken kunnen we dit linken aan een veld van de entiteit waarvoor we een record aanmaken.

Velden

• betreft is de entiteit die we aanmaken, waarvoor we een veld willen selecteren dat we willen linken met het element op dit formulier. Standaard staat dit op Model. In dat geval betreft het een veld op de entiteit (en het record) dat dit formulier aanmaakt.

• veld van model we selecteren hier het veld dat we willen invullen. In het voorbeeld hebben we een formulier dat een nieuw contact aanmaakt. Dit element op het formulier dient om een voornaam in te geven, dus dat linken we met het veld voornaam op het nieuwe contact record dat we aanmaken.

• input type het input type is afhankelijk van het geselecteerde veld op de entiteit. Dit is meestal hetzelfde als het veldtype van het geselecteerde veld. Echter, als we bijvoorbeeld een veld selecteren dat meerdere waardes kan hebben, kunnen we hier bij het input type kiezen om een veld te zien dat meerdere waardes kan ontvangen, of een veld te zien dat slechts één waarde kan ontvangen. Bijvoorbeeld, bij een contact kan je in het veld e-mail meerdere e-mailadressen ingeven. Op een formulier willen we vaak slechts één adres opvragen. Veld van model is dan e-mail. Input type zetten we dan op e-mail in plaats van e-mail lijst. We zien dan ook een veld lijst dat ons de mogelijkheid geeft te kiezen hoe deze input moet verwerkt worden ten opzichte van dit veld. De ingegeven waarde kan de volledige lijst vervangen, of achteraan of vooraan de lijst worden toegevoegd.

• update waarde geeft de mogelijkheid te bepalen hoe dit veld wordt verwerkt als er een nieuw record wordt aangemaakt. Dit heeft belang als er automatische regels voor dubbels staan ingesteld. Op het ogenblik dat een dubbel gevonden wordt, zal dit formulier de waardes van deze dubbel overschrijven. Hier kunnen we bepalen of en hoe dit gebeurt.

  • niet met lege waarden, overschrijft dit veld op het origineel niet als er niets werd ingevuld in dit veld

  • altijd overschrijft dit veld altijd

  • indien origineel leeg overschrijft dit veld enkel indien het originele veld leeg is.

  • overslaan schrijft dit veld sowieso niet weg.

• standaard waarde zorgt er voor dat er al een standaard waarde ingevuld is op het formulier.

• omschrijving & extra info laten toe extra beschrijvingen toe te voegen aan dit veld

• verplicht zorgt er voor dat dit veld verplicht moet worden ingevuld

• Overige velden zijn optievelden verbonden met dit veldtype.

Tab entiteiten

Soms maken we met een formulier een entiteit aan die velden heeft die linken naar een andere entiteit.

Bijvoorbeeld, we hebben de contact rol 'Medewerker van een organisatie'. Deze rol heeft een veld Contact en een veld Organisatie en verbindt zo een contact met een organisatie. We maken nu een formulier om nieuwe contact rol aan te maken. Met dit formulier willen we de naam en voornaam van een contact opvragen én de naam van organisatie. Dit formulier maakt vervolgens de rol aan, het contact met de naam en voornaam en de organisatie. De instellingen op dit tabblad laat ons toe dat we de elementen op ons formulier kunnen koppelen aan de juiste velden van de correcte records die worden aangemaakt.

Als we toevoegen kiezen kunnen we een veld kiezen dat verwijst naar een entiteit.

Basis is de entiteit waarop dit veld zich bevindt. De waarde Model verwijst naar het basis record dat door dit formulier wordt aangemaakt. In ons voorbeeld is dat dus de Contact Rol.

Veld is het veld dat de entiteit linkt. Hier selecteren we bijvoorbeeld Contact. Zo leggen we een link naar het contact veld van onze contact rol.

label is de naam voor deze entiteit waarmee we hem kunnen identificeren.

Nu kunnen we deze entiteit gebruiken als we een nieuw element aanmaken zoals gezien onder Tab elementen. Deze entiteit (bijvoorbeeld ons contact) zal bij het aanmaken van een element op ons formulier verschijnen in de dropdown bij het veld betreft. Nu kunnen we bijvoorbeeld voornaam als veld selecteren. Zo hebben we dit element van ons formulier gekoppeld aan het veld Voornaam dat een veld is van het veld Contact op het nieuwe record van het type Contact Rol dat we aanmaken.